Glosario de compras

Acuerdo de largo plazo que fija las condiciones comerciales y los niveles de servicio, y luego da lugar a pedidos sucesivos.

Diferencia de coste obtenida por la negociación o por el control de la demanda, validada con un método de cálculo compartido y seguida en el presupuesto.

Análisis estructurado del gasto por familia, proveedor, centro e importe, que sirve de base a la estrategia de compras.

Mejor alternativa a un acuerdo negociado (Best Alternative To a Negotiated Agreement). Fija el punto a partir del cual conviene renunciar.

Gestión de una familia de compras como una cartera: análisis de mercado, estrategia plurianual, plan de acción y seguimiento de resultados.

Compras de materias, componentes o servicios que entran directamente en el producto vendido al cliente final.

Compras necesarias para el funcionamiento de la empresa pero ausentes del producto vendido: informática, energía, trabajo temporal, viajes.

Integración de criterios ambientales y sociales en la selección de proveedores y en la ejecución de los contratos.

Conjunto de reglas internas y externas que debe respetar el proceso de compra: umbrales de validación, separación de funciones, sanciones y controles a la exportación.

Medición periódica de los resultados de un proveedor con indicadores acordados, con un plan de acción cuando persiste una desviación.

Uso de herramientas en línea para consultar, evaluar y negociar con proveedores: plataformas de consulta y subastas.

Puntuación periódica de un proveedor en calidad, plazos, precio y servicio, compartida en las revisiones de rendimiento.

Documento de facturación controlado en tres puntos: conformidad con el pedido, con la recepción y con el precio negociado.

Seguimiento de los compromisos contractuales durante toda su vigencia: vencimientos, precios, niveles de servicio y addendas.

Proceso de cualificación que autoriza a un proveedor a responder a consultas, tras la verificación administrativa y técnica.

Reglas internacionales que reparten entre vendedor y comprador los gastos de transporte, los riesgos y los trámites aduaneros.

Indicador de rendimiento de una función de compras: ahorros realizados, cumplimiento de plazos, conformidad con los contratos, calidad recibida.

Procedimiento formal que pone en competencia a varios proveedores sobre una necesidad descrita, con criterios de adjudicación anunciados de antemano.

Cuadrícula que clasifica las familias de compra según el riesgo de suministro y el impacto económico, para elegir una estrategia por familia.

Compras realizadas fuera de los contratos y procedimientos negociados, que hacen perder las ventajas de precio y el seguimiento de los compromisos.

Intercambio estructurado con un proveedor sobre precio, alcance, plazos y niveles de servicio, preparado con objetivos y límites.

Indicador de servicio que mide la parte de pedidos entregados completos y en la fecha prometida.

Lista restringida de proveedores cualificados en la que la empresa se apoya para una familia de compras.

Documento contractual que formaliza el compromiso de compra con el proveedor: referencias, cantidades, precios y fecha de entrega.

Tiempo entre el pedido y la disponibilidad efectiva de la mercancía o del servicio.

Documento que describe con precisión la necesidad: alcance, requisitos técnicos, niveles de servicio esperados y restricciones.

Cadena completa desde la expresión de la necesidad hasta el pago de la factura: solicitud de compra, pedido, recepción, factura y pago.

Proveedor cuyo fallo tendría un impacto importante en la actividad, seguido con un plan de aseguración y una gobernanza dedicada.

Solicitud de información enviada a varios proveedores para entender la oferta del mercado, sin compromiso de compra.

Consulta en la que los proveedores proponen una solución completa, técnica y económica, evaluada después con criterios anunciados de antemano.

Solicitud de precios a proveedores sobre un pliego ya definido, que se usa cuando la oferta está estandarizada.

Probabilidad de que un proveedor ya no pueda entregar o cumplir sus compromisos, por razones financieras, geográficas, de capacidad o de calidad.

Estimación del coste que debería tener un producto, reconstruida a partir de materiales, tiempo de producción y márgenes, para preparar una negociación.

Formulación interna de una necesidad, validada por un responsable, que activa el proceso de compra.

Ámbito que reúne el sourcing y el procure-to-pay, desde la elección del proveedor hasta el pago.

Proceso de identificar, evaluar y seleccionar a los proveedores más adecuados para una necesidad, antes de la negociación contractual.

Gestión de la relación con los proveedores clave: segmentación, planes de mejora, revisiones periódicas e indicadores compartidos.

Cantidad en reserva para absorber la variabilidad de la demanda o un retraso de entrega.

Competencia en línea y con tiempo limitado en la que los proveedores bajan su precio de forma visible para todos los participantes.

Suma de todos los costes de una compra durante su vida útil: adquisición, puesta en marcha, explotación, mantenimiento y fin de vida.