Einkaufsglossar

Formelles Verfahren, das mehrere Lieferanten zu einem beschriebenen Bedarf in Wettbewerb setzt, mit vorab genannten Zuschlagskriterien.

Beste Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung (Best Alternative To a Negotiated Agreement). Sie markiert den Punkt, ab dem ein Abbruch besser ist.

Interne Meldung eines Bedarfs, die von einer Führungskraft genehmigt wird und den Einkaufsprozess auslöst.

Vertragliches Dokument, das die Kaufverpflichtung gegenüber dem Lieferanten festhält: Artikel, Mengen, Preise und Liefertermin.

Führung einer Warengruppe wie ein Portfolio: Marktanalyse, Mehrjahresstrategie, Maßnahmenplan und Ergebniskontrolle.

Einkauf von Materialien, Bauteilen oder Dienstleistungen, die direkt in das an den Endkunden verkaufte Produkt eingehen.

Nutzung von Online-Werkzeugen für Anfragen, Bewertung und Verhandlung mit Lieferanten: Ausschreibungsplattformen und Auktionen.

Kennzahlen einer Einkaufsfunktion: realisierte Einsparungen, Termintreue, Vertragskonformität, erhaltene Qualität.

Kostendifferenz aus Verhandlung oder Bedarfssteuerung, bestätigt durch eine gemeinsame Rechenmethode und im Budget nachverfolgt.

Alle internen und externen Regeln, die der Einkaufsprozess einhalten muss: Genehmigungsschwellen, Funktionstrennung, Sanktionen und Exportkontrollen.

Strukturierter Austausch mit einem Lieferanten über Preis, Umfang, Lieferzeiten und Servicelevels, vorbereitet mit Zielen und Grenzen.

Internationale Regeln, die Transportkosten, Risiken und Zollformalitäten zwischen Verkäufer und Käufer aufteilen.

Einkauf, den das Unternehmen zum Betrieb braucht, der aber nicht im verkauften Produkt steckt: IT, Energie, Zeitarbeit, Reisen.

Raster, das Warengruppen nach Versorgungsrisiko und wirtschaftlicher Bedeutung ordnet, damit jede Gruppe ihre eigene Strategie erhält.

Dokument, das den Bedarf genau beschreibt: Umfang, technische Anforderungen, erwartete Servicelevels und Rahmenbedingungen.

Regelmäßige Bewertung eines Lieferanten nach Qualität, Liefertreue, Preis und Service, geteilt in Leistungsgesprächen.

Regelmäßige Messung der Ergebnisse eines Lieferanten anhand vereinbarter Kennzahlen, mit Maßnahmenplan bei anhaltender Abweichung.

Begrenzte Liste qualifizierter Lieferanten, auf die sich das Unternehmen für eine Warengruppe stützt.

Qualifizierungsprozess, der einem Lieferanten nach administrativer und technischer Prüfung erlaubt, an Ausschreibungen teilzunehmen.

Rechnungsdokument, das auf drei Punkte geprüft wird: Übereinstimmung mit Bestellung, Wareneingang und ausgehandeltem Preis.

Wahrscheinlichkeit, dass ein Lieferant aus finanziellen, geografischen, kapazitiven oder qualitativen Gründen nicht mehr liefern oder seine Zusagen nicht halten kann.

Zeit zwischen Bestellung und tatsächlicher Verfügbarkeit der Ware oder Dienstleistung.

Einkäufe außerhalb der Verträge und ausgehandelten Verfahren, wodurch Preisvorteile und die Nachverfolgung von Zusagen verloren gehen.

Einbeziehung ökologischer und sozialer Kriterien in die Lieferantenauswahl und in die Vertragsabwicklung.

Servicekennzahl für den Anteil der Bestellungen, die vollständig und zum zugesagten Termin geliefert werden.

Vollständige Kette vom Bedarf bis zur Rechnungszahlung: Bedarfsanforderung, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung.

Langfristige Vereinbarung, die Handelsbedingungen und Servicelevels festlegt und anschließend zu Einzelbestellungen führt.

Informationsanfrage an mehrere Lieferanten, um das Marktangebot zu verstehen, ohne Kaufverpflichtung.

Ausschreibung, in der Lieferanten eine vollständige technische und kaufmännische Lösung vorschlagen, die anschließend nach vorab genannten Kriterien bewertet wird.

Preisanfrage an Lieferanten auf Basis eines bereits definierten Lastenhefts, wenn das Angebot standardisiert ist.

Schätzung der Kosten, die ein Produkt haben sollte, rekonstruiert aus Materialien, Produktionszeit und Margen, zur Vorbereitung einer Verhandlung.

Reservemenge, die Nachfrageschwankungen oder eine verspätete Lieferung abfedert.

Bereich, der Sourcing und Procure-to-Pay verbindet, von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlung.

Prozess, mit dem die für einen Bedarf am besten geeigneten Lieferanten identifiziert, bewertet und ausgewählt werden, noch vor der Vertragsverhandlung.

Strukturierte Auswertung der Ausgaben nach Warengruppe, Lieferant, Standort und Betrag als Grundlage der Einkaufsstrategie.

Management der Beziehung zu Schlüssellieferanten: Segmentierung, Verbesserungspläne, regelmäßige Reviews und gemeinsame Kennzahlen.

Lieferant, dessen Ausfall die Geschäftstätigkeit erheblich treffen würde, betreut mit Absicherungsplan und eigener Governance.

Summe aller Kosten eines Einkaufs über die gesamte Nutzungsdauer: Kauf, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung und Entsorgung.

Zeitlich begrenzter Online-Wettbewerb, in dem Lieferanten ihre Preise für alle Teilnehmer sichtbar senken.

Verfolgung vertraglicher Verpflichtungen über die gesamte Laufzeit: Fristen, Preise, Servicelevels und Nachträge.